每次為公司采購的時(shí)候

上司前輩總會(huì)提醒一句

“記得開發(fā)票哦。”

沒錯(cuò)，開發(fā)票不僅僅是監(jiān)督開票方履行繳稅的義務(wù)

更是給會(huì)計(jì)記賬的原始憑證！

其實(shí)不只是發(fā)票

我們常見的飛機(jī)火車票、銀行收款通知單等

都是原始憑證

而這一張小小的單據(jù)上清晰地記錄下了

整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的來龍去脈！

什么是原始憑證

那么原始憑證究竟是什么呢？書本上是這么說的：

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的文字憑據(jù)。它是會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種證明文件。

正是這樣一份具有法律效力的重要證明文件，填寫的時(shí)候更要小心謹(jǐn)慎。

下面就以這一張發(fā)票為例，給大家說說原始憑證的組成。

原始憑證的組成

原始憑證共分為6個(gè)部分，分別是：

1.原始憑證的名稱

深圳市增值稅電子普通發(fā)票，標(biāo)明這憑證是用來干什么的。

2.原始憑證填制的日期和編號(hào)

需要注意的是這里的日期是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，并不是記賬的日期，要注意。

3.填制憑證單位名稱或者填制人員

就是指開票人了。

4.接受憑證的單位名稱

這里是個(gè)人所以填的是張三，若是單位，填寫方式與上面的開票人那一欄是一致的。

5.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主體

憑證最主要的內(nèi)容，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。

簽章

最后是填制單位及有關(guān)人員的簽章。

這些部分的信息綜合起來是記錄著一個(gè)什么樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)呢？

▼

2017年2月28日，深圳市深圳通有限公司向張三提供深圳通充值服務(wù)，張三一共繳納充值款人民幣200元，稅金0元，合計(jì)金額為人民幣200元。

是不是看到這，對(duì)原始憑證上的各個(gè)部分都有個(gè)概念上的了解呢？

接下來，就從原始憑證的注意點(diǎn)入手，給大家講講原始憑證該怎么填！

原始憑證該如何填寫？

注意點(diǎn)一：填制原始憑證不僅要真實(shí)，而且要及時(shí)

原始憑證不僅要反應(yīng)真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不得虛構(gòu)業(yè)務(wù)，填寫的日期也是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生完成后的時(shí)間。

如果是要求發(fā)生時(shí)填寫的，就要隨著業(yè)務(wù)發(fā)生的進(jìn)程不斷完善，如果是完成時(shí)填寫的，一完成后就馬上要把原始憑證填寫完。

注意點(diǎn)二：填制原始憑證的內(nèi)容要完整、齊全

包括填制單位、接受憑證單位、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況、有關(guān)人員的簽章等，上面講述原始憑證構(gòu)成的元素缺一不可，要注意的是填制單位和接受憑證單位都要寫全稱。而像是支票之類的銀行原始憑證，銀行賬號(hào)和開戶行也要完整填寫，不然錢款就難以到賬。

注意點(diǎn)三：填制原始憑證要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任

出票人必須要簽章，像支票還必須兩個(gè)章，一個(gè)是企業(yè)的財(cái)務(wù)專用章，一個(gè)是法人的名章。還有一個(gè)要注意的是，企業(yè)內(nèi)部用的原始憑證，比如費(fèi)用報(bào)銷單還需要領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)不批，就不能入賬。

注意點(diǎn)四：文字、數(shù)字填寫要規(guī)范

這里要詳細(xì)展開講一下。

首先是金額部分，大小寫的金額要保持一致，不一致是無效的。

大寫的數(shù)字部分有以下十個(gè)數(shù)字：

零、壹、貳（左邊一條短，一條長，就像“二”，右面不要加一撇）、叁、肆、伍（有單人旁）、陸、柒、捌、玖、拾。

單位的部分有七個(gè)單位：

萬、仟、佰、拾、元、角、分（注意百位和千位有單人旁）

如果是印好了位置，當(dāng)然直接對(duì)照來填寫就好，注意的是角、分等后面金額沒有的單位，要寫零，前面沒有的要打上 ?。

如果沒有印好位置，要單獨(dú)去寫。

要注意的是前面必須有“人民幣”三個(gè)字，若沒有，就要手動(dòng)書寫，而“整”字的用法要特別說明。若金額到元為止，就必須要加“整”字；到角位可加可不加，而如上圖那樣的“人民幣肆萬柒仟陸佰元零柒角壹分”，到分位則一定不能加。

到了小寫的部分就簡單一些。

首先注意的是前面的貨幣符號(hào)羊角符，手寫呈“￥”，若是機(jī)器書寫，會(huì)少一橫，記得標(biāo)在金額最前方，防止篡改。另外數(shù)字若沒有角和分，必須寫上“.00”，不能省略。

另外需要特別說明的是支票中涉及的大寫日期書寫。

其中年份會(huì)比較簡單，比如今年是2017年，上面就直接填“貳零壹柒”就好了。

月份就比較麻煩些，不同月份有不用的書寫要求，比如說1月，如果我們只寫“壹”上去，別人可以篡改，比如前面加上拾，就變成拾壹月了。

篡改后就讓無效支票看起來變成有效的了。所以要在前面加“零”，零壹月，零貳月。而從叁月開始不用加，因?yàn)闆]有拾叁月無法篡改，所以按照今天的月份，下面就要填玖就行。

日期就是最麻煩的了，1~9日前面就要加“零”，而11~19日就要寫成“壹拾壹”、“壹拾玖”，而21~31日只要直接寫就好，而整數(shù)的10、20、30，前面則要加“零”，變成零貳拾，零叁拾。

所以按照今天的日期的填寫方法應(yīng)該是：

注意點(diǎn)五：各種原始憑證要連續(xù)編號(hào)

不知道小伙伴們有沒有發(fā)現(xiàn)原始憑證的右上角是有編號(hào)的，這些編號(hào)是一聯(lián)跟著一聯(lián)順著的，要一聯(lián)一聯(lián)使用，不能跳開。

注意點(diǎn)六：對(duì)原始憑證的錯(cuò)填要更正正確

對(duì)于錯(cuò)填更正部分，屬于“老會(huì)計(jì)”需要掌握的技巧，這里就不一一贅述了。

一、填表注意事項(xiàng)

1、摘要根據(jù)實(shí)際情況該詳細(xì)的詳細(xì)，該模糊的模糊的。

2、某些憑證應(yīng)從中間科目過賬，以便查賬、統(tǒng)計(jì)。如現(xiàn)款銷售，也從"應(yīng)收賬款"過一下;發(fā)放工資或福利，通過"應(yīng)付職工薪酬"過一下。

3、錯(cuò)誤憑證調(diào)整或沖銷應(yīng)在原始憑證備注說明。

4、替票問題的處理。

5、憑證附件的張數(shù)如何計(jì)算。

記賬憑證附件張數(shù)計(jì)算的原則是：沒有經(jīng)過匯總的原始憑證，按自然張數(shù)計(jì)算;經(jīng)過匯總的原始憑證，每一張匯總單或匯總表算一張，因?yàn)樵紤{證張數(shù)已在匯總單的"所附原始憑證張數(shù)"欄內(nèi)已作了登記。

二、原始憑證丟失的處理方法

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

三、票據(jù)審核后的處理

視情況而定，有退回、報(bào)銷、作廢三種情況：

①退回：單據(jù)不齊(應(yīng)附而未付)、簽字不全，退回報(bào)銷人補(bǔ)充完善。

②報(bào)銷：完全符合要求則直接報(bào)銷;如果單據(jù)齊全，簽字齊備，只是個(gè)別票據(jù)不能報(bào)銷，則不能直接涂改報(bào)銷金額，也不應(yīng)退回報(bào)銷人重新填報(bào)、重新走簽字流程，而應(yīng)在報(bào)銷單上寫"核報(bào)金額XX元"后報(bào)銷。

③作廢：如果報(bào)銷人弄虛作假，經(jīng)核實(shí)后，則直接作廢，不予報(bào)銷。

四、幾個(gè)單位共擔(dān)電費(fèi)和物業(yè)代收電費(fèi)的處理

公司與其他企業(yè)、個(gè)人共用水電的，可憑租賃合同、共用水電各方蓋章(或簽字)確認(rèn)的水電分割單、水電部門開具的水電發(fā)票的復(fù)印件、付款單據(jù)等入賬。

水電費(fèi)由物業(yè)公司代收且無法單獨(dú)取得發(fā)票的，憑物業(yè)公司出具的水電費(fèi)使用記錄證明、水電部門開具的水電發(fā)票的復(fù)印件、付款單據(jù)等入賬。

否則，在所得稅匯算清繳時(shí)，稅務(wù)不會(huì)允許稅前扣除。

那么，會(huì)計(jì)人該怎樣整理會(huì)計(jì)憑證呢?

財(cái)務(wù)的記賬過程，就是一個(gè)對(duì)單據(jù)進(jìn)行整理、歸納、分類、定性的過程。每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，在財(cái)務(wù)上反映為單據(jù)的書面記載。單據(jù)的填寫和單位的各個(gè)部門有關(guān)，財(cái)務(wù)部門需要根據(jù)單位制定的財(cái)務(wù)制度，對(duì)單據(jù)的使用、填開等做出詳盡的要求。而對(duì)單據(jù)的整理等工作，則是財(cái)務(wù)人員必須諳熟的基本功之一。

原始憑證的粘貼要求

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)制定并規(guī)范單位財(cái)務(wù)制度，事先派專業(yè)人員指導(dǎo)各部門對(duì)各類票據(jù)正確填開。

原始票據(jù)的粘貼是一項(xiàng)日常化的工作，所有票據(jù)一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發(fā)票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報(bào)銷單據(jù)粘貼單上，從右至左，兩張票據(jù)不完全重合，便于翻找核對(duì)金額。

記賬憑證的整理要求

一筆款項(xiàng)在支付或一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，票據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)記賬人員手中，出納據(jù)以記賬并做到日清月結(jié)，負(fù)責(zé)編制記賬憑證的財(cái)務(wù)人員檢查單據(jù)是否保持完好、整齊，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的歸放在一張記賬憑證里，并予以編號(hào)。

每個(gè)單位從管理角度出發(fā)，在核算各項(xiàng)支出時(shí)一般會(huì)分部門核算，在填制記賬憑證前，可以將同一部門的相關(guān)單據(jù)擱放在一起，簡化工作量。

記賬憑證編制完成后，負(fù)責(zé)憑證審核崗位的財(cái)務(wù)人員對(duì)每張憑證逐一審核。記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后，連續(xù)打印，使用專用配套紙張。打印后與對(duì)應(yīng)的原始憑證粘貼在一起，注意一般是將左上角粘牢即可，不必將紙張左側(cè)全部粘緊，對(duì)于原始憑證較多的，可以不進(jìn)行粘貼，折疊整齊，順序放置，然后用回形針別緊，裝訂時(shí)再一并裝訂。

填制憑證的壞毛病

1、不聞不問，埋頭做賬

典型表現(xiàn)：拿到原始票據(jù)，也不問清票據(jù)所代表經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的來龍去脈就做賬。

2、根據(jù)單據(jù)種類做賬

典型表現(xiàn)：凡是餐飲票都計(jì)入業(yè)務(wù)招待費(fèi)。做賬時(shí)應(yīng)該按業(yè)務(wù)的性質(zhì)來確定成本費(fèi)用的歸集科目，而不是根據(jù)單據(jù)的種類來確定會(huì)計(jì)科目。如餐飲票可能是業(yè)務(wù)招待費(fèi)，也可能是職工福利。

3、憑證摘要寫得不清楚

典型表現(xiàn)：摘要要素不齊、含糊不清，有時(shí)連最基本的時(shí)間、人物、事項(xiàng)都不寫。如“報(bào)銷費(fèi)用”。

危害：摘要寫得不清楚，不利于日后查賬，更不利于分析取數(shù)。

例如：銷售部門報(bào)銷展會(huì)費(fèi)用時(shí)，摘要只是寫“銷售部報(bào)銷展會(huì)費(fèi)用”，如果銷售部對(duì)費(fèi)用支出有疑問時(shí)，財(cái)務(wù)只得將報(bào)銷憑證一一翻出與銷售部對(duì)賬，如果在摘要寫得很清楚(如：龍逸凡報(bào)銷2013XX展會(huì)費(fèi)用)，則僅看摘要就可核對(duì)，避免無謂的勞動(dòng)。又如：支付貨款時(shí)，摘要只寫“支付貨款”，則不知道是為生產(chǎn)支付的貨款還是為購建固定資產(chǎn)支付的貨款，手工編制現(xiàn)金流量表時(shí)就無從判斷。

4、憑證摘要寫得太清楚

典型表現(xiàn)：無稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，摘要寫得清清楚楚，明明白白。

某些時(shí)候，憑證摘要應(yīng)該寫得象霧象云又象風(fēng)，否則就會(huì)象沐浴陽光溫暖的冰塊，全然忘了自身在逐漸地消融，最終化為一縷空氣。

5、將不同事項(xiàng)登在同一張憑證

6、將多筆金額合并成一筆

典型表現(xiàn)：將多筆現(xiàn)金或銀行存款合并成一筆記賬。

什么?這個(gè)也算壞毛病。是的，盡管《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第三款規(guī)定可以根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證，但這是理論上的，實(shí)際工作中不可以，除非你想通過無盡的查賬、對(duì)賬來消磨你漫長的人生。

7、按報(bào)銷單合計(jì)金額入帳，不按部門拆分!

8、金額錯(cuò)誤時(shí)調(diào)整分錄僅按差額調(diào)整

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第五款規(guī)定：如果在填制記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。如果會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。

是的，理論上是可以這樣，但在實(shí)際工作中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這會(huì)給日后查賬時(shí)帶來無謂的煩惱。